Get Adobe Flash player

Föreningstext - Ekonomi

Det är ansvarsfullt att ta hand om länsgruppens ekonomi. 
Oavsett om länet har stor eller liten kassa bör bokföringen ske med omsorg. Om ni inte har ett PLUS- eller bankgirokonto så skaffa det. Varje länsgrupp måste ha ett konto i länsgruppens namn. För att kunna ha ett sådant behövs ett protokoll från ett konstituerande möte där firmatecknare klart framgår. Det finns bra och enkla kassaböcker att köpa i en vanlig bokhandel och i dem står också beskrivet hur man för kassabok och gör ett enkelt bokslut. Eller så använder man sig av ett databokföringsprogram.

Verifikation
Varje kassörs arbete går ut på att verifiera en förenings utgifter. Med verifikat menas ett ”bevis” på en utgift eller inkomst. Helt enkelt ett papper som bekräftar att man gjort rätt uttag eller insättning. Verifikatet består oftast av ett kvitto, Det kan vara faktura, kvitto eller liknande men alla dokument som kan bevisa en transaktion kan användas som verifikat. Varje utgift eller inkomst kallas transaktion.
Betala aldrig ut några pengar utan att det finns ett verifikat som styrker handlingen! Alla verifikat numreras i kronologisk (datum) ordning. Verifikatnumren skall vara löpande i kassaboken och verifikatet ska alltså märkas med samma nummer. Bokför en transaktion så snart du får ett verifikat i handen. Samla dem inte på hög eftersom risken för kaos då är överhängande. 

Bokslut
Vid årets slut ska man göra ett enkelt bokslut. Räkna samman utgifter och inkomster i olika poster efter hur pengarna har använts t.ex. studiecirklar, bidrag, resor, riksträff, kontorsmaterial, porto osv. Redovisa inkomster för sig och utgifter för sig samt hur mycket pengar det finns i ev. handkassa samt på PLUS– eller bankgirot vid årets slut. Det sammanlagda beloppet utgör då ingående saldo för nästkommande år.

Gör en budget
Till varje årsmöte bör man också göra en enkel budget för det kommande året. Det är viktigt bl.a. när man söker bidrag från landstinget, stiftelser mm. Det behöver inte vara några krångligheter. Budgeten bygger på de mål som föreningen ställer upp för det kommande året, så det är viktigt att tänka igenom vad man söker pengar för. Den ska vara överens-stämmande med den verksamhet man planerat kommande året, men också vara realistisk med tanke på föreningens ekonomi. Styrelsen bör gå igenom budgeten före årsmötet.
Det viktiga är att få med detta i budgeten: 

- Hur mycket pengar hade vi i början av verksamhetsåret?

- Hur mycket pengar har vi i dag?

- Stämmer det med de inkomster respektive utgifter vi redovisat?

- Har vi under- eller överskott?

- Hur överensstämmer detta med vår budget?

- Vad ska vi göra åt detta överskott/underskott?

Om det under årsmötet uppkommer nya förslag och idéer som ej ryms inom budgeten bör kassören informera om detta. Vid ett sådant tillfälle får antingen beslutet förändras eller budgeten läggas om.

Ersättningar
Några län betalar medlemsavgiften för sina aktiva medlemmar och hjälpmammor, en del köper in någon bra amningsbok till alla. Finns det pengar i kassan är det en mycket bra uppmuntran för det arbete man lägger ned. Det är viktigt att medlemmarna känner sig uppskattade. Om länet får landstingsbidrag bör man kontrollera att bidragsgivaren tycker att det är OK att betala medlemsavgiften med bidraget. Finns det pengar ska man också ta ut för resekostnader, dyra telefonsamtal mm. Finns det bara lite pengar, får man avsätta en viss summa och i slutet av året fördela den rättvist. Men det måste finnas kvitton av något slag (verifikationer) på allt som betalas ut.

Inköp
När man köper in varor som papper, kuvert mm. kan man göra större inköp på något kontorsvaruhus eller på nätet. Priserna skiljer enormt och det är oftast inga gigantiska förpackningar utan även en mindre förening gör av med det på rimlig tid.

Lokala grupper
Om det finns en eller flera lokalgrupper i länet, måste grupperna besluta sig för om de skall söka pengar var för sig eller gemensamt vid ansökan till landstinget. Nystartade lokalgrupper bör alltid få del av den "gamla" gruppens pengar. Samma regler för ersättningar av olika slag, till hjälpmammor och aktiva bör givetvis gälla för alla i länet.

Bidrag
När söker man bidrag? Alltid, oavsett vad för sorts evenemang du ska göra. En förening måste för att kunna ha en tillfredsställande verksamhet söka bidrag till de evenemang den vill göra. Det är få föreningar som skulle ha råd att uträtta särskilt mycket utan bidrag. I dag med minskade landstingsbidrag är de flesta föreningar tvungna att verkligen arbeta med sina bidragsansökningar.

Var söker man bidrag?
I första hand från Landstinget och kommunen eftersom vi har verksamhet som kompletterar deras. Man kan söka bidrag hos de stiftelser, myndigheter eller organisationer som på något sätt kan anses ha glädje av att länsgruppen finns och fungerar. Andra tips är husmodersföreningar, Röda korset, Lions, Rotary, Round Table, Ladies Circle osv.
Landsting och länsstyrelse har förteckningar över stiftelser som man kan söka från och det finns även listor på internet och böcker på biblioteket där alla stiftelser finns samlade. Det gäller att använda sin fantasi och vända sina argument till den organisation man söker hos.

Sponsring

Ur Amningshjälpens handlingsprogram
"Sponsring kan sökas hos alla seriösa företag, som inte på något sätt befattar sig med de produkter som omfattas av WHO-koden om marknadsföring av bröstmjölksersättningar, d.v.s. bröstmjölksersättningar, nappflaskor och dinappar. Detta gäller även barnmat. Företaget skall inte heller syssla med någon form av oetisk produktion t ex vapen, alkohol eller tobak. Styrelsen ska inför varje kontraktskrivning gardera sig så att kontraktet kan brytas om behov uppstår. Undantag kan göras för de företag som ej helt uppfyller ovan nämnda kriterier men ändå är seriös i sin målsättning att främja och stödja amning och i sin önskan att följa kodens anda." 

Man kan söka sponsorer till länsgruppens verksamhet och till projekt och evenemang.
Ett förslag är att vara lika fantasifull som när du söker bidrag. Styrelsen ska kontaktas innan sponsringskontrakt skrivs.

Bidrags– och sponsringsansökan
En ansökan om bidrag/sponsring bör innehålla

- Riktat brev med tydlig adress, logga och underskrift. Tänk på att detta brev måste innehålla de argument som gör att just de borde stödja er. I brevet kan man gärna berätta lite mer detaljerat vad varje punkt i budgeten innebär. Man kan också påpeka att Amningshjälpen Riks får bidrag från Folkhälsoinstitutet, men att varje länsgrupp måste söka egna bidrag. Det är inte alltid man kan få med alla punkter, men ju fler desto bättre. Följ gärna upp med ett telefonsamtal några dagar efter brevet skickats. Det visar på ditt intresse. Ev. kan du bara kontrollera att brevet kommit fram

- Presentation av föreningen

- Presentation av länsgruppen

- Ekonomisk plan/budget - Vad kommer evenemanget att kosta

- Program för evenemanget

- Verksamhetsberättelse

- Bokslut för föregående år

- Stadgar (finns på hemsidan)

- Handlingsprogram (finns på hemsidan)

- Årsmötesprotokoll

Begär svar inom rimlig tid och tänk på att t ex myndigheter sällan sammanträder mer än någon gång per månad.

 

Innehållsförteckning

Arbetsgrupper (styrelse, kontor och Amningsnytt)

Hemsida och e-postlistor

Länsgruppens arbete och mål

Studiecirkel

Ekonomi

Om hjälpmammeprovet och att bli hjälpmamma

Diskussionsfrågor för hjälpmammor

Mall för Verksamhetsberättelse